Rak Sampel Pertinggal & Arsip Batch Record
Dua hal yang paling dulu diminta saat inspeksi atau keluhan, dan paling sering disimpan seadanya. Keduanya bertambah setiap bulan tanpa henti.
Sampel Pertinggal
Setiap batch menyisakan contoh yang disimpan untuk penelusuran bila terjadi keluhan, temuan, atau penarikan produk. Karena jumlah batch terus bertambah, kebutuhan raknya bersifat kumulatif — dan hampir selalu diremehkan pada tahun pertama.
Karakter penyimpanannya
- Kemasan kecil dalam jumlah sangat banyak, bertambah tiap bulan
- Disimpan sepanjang masa edar ditambah periode tambahan sesuai ketentuan yang berlaku
- Harus bisa ditemukan cepat berdasarkan nomor batch dan tanggal
- Sebagian memerlukan kondisi suhu terkendali sesuai sifat produknya
Rak yang dipakai
Rak medium berkedalaman 30–45 cm dengan bin plastik berlabel, level dibuat lebih rapat dan lebih rendah dibanding rak gudang biasa karena barangnya kecil dan ringan. Tingginya dibatasi agar seluruh bin terjangkau tanpa tangga. Kuncinya adalah sistem penomoran lokasi yang dipetakan ke nomor batch di sistem Anda.
Arsip Batch Record dan Dokumen
Batch record, catatan pengujian, sertifikat analisis, dokumen registrasi, dan — untuk PBF — faktur serta surat jalan distribusi harus disimpan bertahun-tahun. Volumenya tumbuh cepat, dan menyimpannya dalam kardus bertumpuk membuat pencarian saat inspeksi menjadi mimpi buruk.
| Sistem | Kapasitas | Cocok untuk | Catatan |
|---|---|---|---|
| Rak arsip statis | Sedang | Arsip tahun berjalan yang sering dibuka | Paling murah, butuh gang antar rak |
| Mobile file / roll o pack | Tinggi | Arsip tahun sebelumnya | Menghilangkan gang antar rak, kapasitas jauh lebih besar pada luas yang sama |
| Rak box arsip | Sedang | Dokumen per tahun per jenis | Gunakan box seragam dan label permanen |
Kombinasi yang lazim: rak statis untuk arsip tahun berjalan, mobile file untuk tahun-tahun sebelumnya.
Sistem Lokasi yang Bertahan Bertahun-tahun
- Tetapkan format kode lokasi tetap, misalnya RS-A-03-2-07 untuk retained sample, blok A, bay 3, level 2, bin 7.
- Pasang label lokasi permanen pada rak, bukan stiker kertas yang lepas saat dibersihkan.
- Catat kode lokasi di sistem bersama nomor batch dan tanggal kedaluwarsa.
- Sediakan blok kosong terjadwal untuk pertumbuhan dua sampai tiga tahun ke depan.
- Buat prosedur pemusnahan terjadwal agar rak tidak penuh oleh sampel yang sudah lewat masa simpan.
Spesifikasi Standar
| Parameter | Rak sampel pertinggal | Rak arsip / mobile file |
|---|---|---|
| Kapasitas per level | 100–200 kg | 100–150 kg |
| Kedalaman | 30–45 cm | 30–40 cm (dua sisi pada mobile file) |
| Tinggi | 1,8–2,2 m agar terjangkau tanpa tangga | 1,8–2,2 m |
| Tingkat | 5–7 | 5–6 |
| Kelengkapan | Bin plastik, label lokasi permanen, opsi pintu terkunci | Rel lantai, sistem pemutar, pengunci baris |
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa lama sampel pertinggal harus disimpan?
Umumnya sepanjang masa edar produk ditambah periode tambahan sesuai ketentuan yang berlaku dan prosedur perusahaan. Karena itu kapasitas rak sebaiknya dihitung dari jumlah batch per bulan dikalikan periode simpan tersebut, lalu ditambah cadangan pertumbuhan.
Rak apa yang paling cocok untuk retained sample?
Rak medium berkedalaman 30–45 cm dengan bin plastik berlabel. Levelnya dibuat lebih rapat karena barangnya kecil, dan tingginya dibatasi agar seluruh bin terjangkau tanpa tangga.
Apa keunggulan mobile file dibanding rak arsip biasa?
Mobile file menghilangkan kebutuhan gang di antara setiap rak karena barisnya dapat digeser, sehingga kapasitas pada luas ruangan yang sama meningkat signifikan. Cocok untuk arsip yang jarang dibuka.
Apakah mobile file bisa dipasang di lantai atas?
Perlu pengecekan struktur lantai lebih dahulu, karena beban terpusatnya jauh lebih besar dibanding rak statis. Untuk rak arsip biasa umumnya tidak bermasalah selama beban lantai diperhitungkan.
Bacaan Terkait
Pembahasan lebih dalam untuk topik di halaman ini.
Dokumentasi Proyek Rak Gudang
Sebagian hasil pengerjaan tim TAP di gudang pelanggan. Konfigurasi rak disesuaikan dengan zona dan kondisi penyimpanan masing-masing fasilitas.
Halaman Lain di Jaringan Ini
Butuh Layout Gudang Farmasi Anda Dihitung?
Kirim ukuran gudang, tinggi bangunan, jenis produk, dan target kapasitas. Tim TAP menghitung kebutuhan rak per zona, membuat gambar layout, dan mengirim penawaran resmi. Survey lokasi dan desain layout tidak dipungut biaya.